citeq - d!government transformiert die Verwaltung

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d!government transformiert die Verwaltung

Social Intranet leistet Beitrag zur Modernisierung

Münster, Februar 2015 - Die citeq, kommunaler IT-Dienstleister der Stadt Münster, präsentiert auf der CeBIT vom 16. bis 20. März 2015 in Hannover eine neue IT-Plattform, die einen Beitrag zur Modernisierung der Stadtverwaltung leisten und Impulse für eine zeitgemäße Verwaltungskultur setzen soll: Das übersichtliche Portal und die erweiterte Suchfunktion stellen Informationen auch dann einheitlich dar, wenn sie aus unterschiedlichen Anwendungen und verstreuten Speicherorten stammen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten neue Werkzeuge, um miteinander zu kommunizieren und sich an der Umgestaltung der Verwaltung zu beteiligen. „Das Social Intranet wird kurzfristig zu einer Verbesserung der verwaltungsinternen Prozesse führen und mittelfristig die Art und Weise verändern, wie wir in der Verwaltung zusammen arbeiten“, sagt citeq-Betriebsleiter Stefan Schoenfelder. „Langfristig wird auch die Schnittstelle zu den Bürgerinnen, Bürgern und ortsansässigen Unternehmen profitieren.“

Eine erste Grundversion soll in Münster noch in diesem Jahr in Betrieb gehen. Auf der CeBIT sucht die citeq das Gespräch mit weiteren Städten und Gemeinden, die ebenfalls an der Einführung entsprechender Plattformen arbeiten oder deren Einführung in Erwägung ziehen. Spätere Zusammenarbeit nicht ausgeschlossen.

„So wie das CeBIT-Topthema „d!conomy“ die Digitalisierung des beruflichen und gesell-schaftlichen Umfelds prägt, so beeinflusst das „d!government“ die Art und Weise, wie wir in der öffentlichen Verwaltung zusammen arbeiten und das digitale Rathaus für die Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen öffnen“, sagt Stefan Schoenfelder. In diesem Rahmen berichten die Städte Münster und Köln im Public Sector Parc der CeBIT auf dem Stand der nordrhein-westfälischen Landesverwaltung über ihre Projekte zur Einführung eines „Social Intranets“.

Gemeinsam besser werden

Das zukünftige Intranet der Stadtverwaltung Münster bündelt Kompetenzen und erschließt Verwaltungswissen in größerem Umfang, als dies bisher möglich war. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten vernetzt zusammen und werden gemeinsam besser. Die Arbeitsumgebung ist einheitlich gestaltet und lässt sich individuell mit Funktionen anreichern, die für den persönlichen Arbeitsalltag wichtig sind.

In verschiedenen Wikis tragen die Kolleginnen und Kollegen das Wissen der Stadtverwaltung zusammen. In Blogs werden aktuelle Themen und laufende Veränderungen offen diskutiert. Alle Beiträge sind personalisiert. Die Kommentare und Diskussionen sind ausdrücklich erwünscht. Eine zugehörige „Netiquette“ beschreibt die dabei zu beachtenden Regeln.

Nicht zuletzt dient das Social Intranet auch dazu, die Effizienz der Verwaltung zu steigern und die internen Prozesse zu optimieren: Beispielsweise können per Selbstbedienungsfunktion Adressänderungen oder Besprechungsraumbuchungen vorgenommen, Entgeltabrechnungen ausgedruckt werden. Gleiches gilt für die Anmeldung zu Schulungsveranstaltungen. Langfristig sollen die Erfahrungen die kommunalen Verwaltungseinrichtungen auch dazu ermutigen, sich gegenüber den Bürgerinnen, Bürgern sowie ortsansässigen Unternehmen weiter zu öffnen.

CeBIT-Treffpunkt zum Thema Intranet in der Kommunalverwaltung

Die Projekte zur Umgestaltung der internen Kommunikationsplattform eröffnen nicht nur neue Chancen für die Zusammenarbeit innerhalb einzelner Kommunalverwaltungen sondern auch für die Zusammenarbeit zwischen den Städten. So stehen die Kollegen und Kolleginnen der citeq im regen Austausch mit dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadtverwaltung Köln. „Wir sind an den Erfahrungen weiterer Städte und Kommunen interessiert und stellen selber auch unsere eigenen Erfahrungen gerne zur Verfügung“, sagt Stefan Schoenfelder. Das Exponat auf der CeBIT betrachtet die citeq daher auch als Anlaufstelle für weitere Kommunen und als Anknüpfungspunkt für eine mögliche spätere Zusammenarbeit.

Attraktiver Arbeitgeber

„Mit der Einführung der neuen Techniken steigert die Stadt Münster auch die Attraktivität der Stadtverwaltung als Arbeitgeber“, sagt Stefan Schoenfelder. „Gerade junge und gut ausgebildete Schul- und Hochschulabsolventen legen bei der Wahl ihres Arbeitgebers großen Wert auf eine moderne IT-Umgebung, die ein bereichsübergreifendes kooperatives Miteinander der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützt.“

Neue Verwaltungskultur

Die neue Verwaltungskultur fördert die offene Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Der „Mitmach-Gedanke“ hat sich bereits im bisherigen Projektverlauf durch die kooperative Vorgehensweise und die Einbindung aller Dezernate, Ämter und Einrichtungen bewährt. Die Ziele, die mit der Einführung der Plattform erreicht werden sollen, wurden mit großer Offenheit diskutiert: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen wissen, wie ihnen die neue Technik dabei helfen kann, ihren Job besser und schneller zu erledigen. Denn schließlich hängt das Gelingen eines solchen Vorhabens zu einem großen Teil von der Akzeptanz innerhalb der Verwaltung ab.

Technik

Das Intranet 2.0 der Stadtverwaltung nutzt das Open-Source Content Management Framework TYPO3. Der eingebundene Blog basiert auf der ebenfalls „frei“ nutzbaren WordPress-Software. Die Volltextsuche übernimmt die Apache Solr Suchplattform der Apache Software Foundation. Die Entscheidung für eine lizenzfreie Systemarchitektur erhöht die Attraktivität der Plattform auch für andere Kommunen. In das Intranet integriert sind zudem zahlreiche weitere Anwendungen, zum Beispiel das Personalmanagementsystem von SAP. Konzeptionell wurde der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte Rechnung getragen: So passt sich das im „Responsive Design“ gestaltete Layout automatisch an die verschiedenen Bildschirmgrößen unterschiedlicher Endgeräte an.

Über die citeq

Die citeq ist Münsters städtischer IT-Dienstleister für Kommunen, öffentliche Verwaltungen und deren Einrichtungen. Die eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Münster vereint ein tiefgreifendes Verständnis der Verwaltungsprozesse in Kommunen mit dem Wissen eines IT-Dienstleisters. Die 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beraten, konzipieren und betreiben Systeme, entwickeln und integrieren Anwendungen. Die citeq betreut sämtliche IT-Verfahren sowie PC Arbeitsplätze der Stadt Münster. 80 Schulen stattet die citeq mit Computertechnik aus. Für 20 umliegende Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen betreibt die citeq große IT-Verfahren im Rahmen einer öffentlich rechtlichen Vereinbarung. Hinzu kommen weitere Kunden aus dem öffentlichen Bereich. Der Jahresumsatz der citeq liegt bei gut 20 Millionen Euro.

Ansprechpartner Fachpresse: Lothar Lechtenberg – lechtenberg@citeq.de – 0251 492 1805

 

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